Letter Of Intent – Fungsi dan Status

Suatu pekerjaan biasanya akan mulai dikerjakan setelah dikeluarkan kontrak kerjanya yang sudah disepakati dan ditanda tangani oleh Para Pihak. Di dalam kontrak kerja tersebut akan didefinisikan hak dan kewajiban Para Pihak, harga kontrak, cara pembayaran, aturan yang terkait pelaksanaan pekerjaan, kompensasi, penyelesaian permasalahan dan lain-lain. Proses perumusan kontrak ini kadang memerlukan waktu yang cukup lama, terutama jika tidak menggunakan standar persyaratan kontrak yang ada. Pada kasus kontrak konstruksi, tidak ada pekerjaan yang dapat dilakukan oleh Kontraktor sampai disepakatinya kontrak kerja tersebut. Jika hal ini terjadi, maka keterlambatan merumuskan kontrak ini akan memakan waktu pelaksanaan pekerjaan. Hal ini, tentu saja tidak menguntungkan bagi proyek, apalagi jika proyek tersebut mempunyai keterbatasan waktu pelaksanaan. Secara kontraktual ada alternatif yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal ini, yaitu dengan mekanisme Letter of Intent (LoI) yang dikeluarkan oleh Pemberi Tugas kepada Kontraktor kandidat pemenang.

Letter of Intent (LoI) mengindikasikan keinginan suatu perusahaan (salah satu Pihak) untuk menunjuk perusahaan lain (Pihak lainnya) untuk melaksanakan suatu pekerjaan berdasarkan suatu kontrak yang sedang disusun. Secara kontraktual LoI bukanlah instrumen yang mengikat Para Pihak, hanya mengindikasikan keinginan satu Pihak yang akan menunjuk Pihak lainnya atas suatu kontrak yang masih dalam proses penyusunan. Jika Kontraktor mengerjakan suatu pekerjaan berdasarkan LoI maka kompensasi yang dapat ditagihkan kepada Pihak Lainnya adalah berdasarkan quantum meruit (penggantian yang layak).

Menurut common law, quantum meruit didefinisikan sebagai hak untuk dibayarkan dengan penggantian yang layak atas suatu pekerjaan yang sudah dikerjakan, yang mana pekerjaan tersebut adalah merupakan permintaan salah satu Pihak dan pada saat permintaan dikeluarkan belum ada harga yang ditetapkan berdasarkan suatu perjanjian yang sedang dirumuskan.

Karenanya jika, Pemberi Tugas menghendaki adanya progres pekerjaan selagi kontrak kerja sedang dirumuskan maka Pemberi Tugas dapat mengeluarkan LoI untuk menunjukan intensi atau keinginannya bahwa mereka tertarik atas penawaran yang diberikan Kontraktor dan mengharapkan Kontraktor dapat melakukan pekerjaan pendahuluan sebagai bagian dari progres pekerjaan. Sebagai kompensasi Kontraktor berhak mendapatkan kompensasi yang layak (jika tidak ada nilai atau harga yang telah disepakati) atas pekerjaan yang mereka kerjakan (jika Kontraktor mengerjakan apa yang diminta dalam LoI). Ketentuan ini adalah mengacu kepada kasus utama terkait aplikasi dan status hukum LoI yaitu British Steel Corporation v. Cleveland Bridge & Engineering Co. Ltd. (1981). Cleveland Bridge & Engineering Co. Ltd (CBE) sebagai Pihak Tertuntut, mendapatkan pekerjaan di Saudi Arabia dan memerlukan sambungan besi cor dari British Steel Corporation (BSC), sebagai Pihak Penuntut, yang kemudian mereka diskusikan dan negosiasikan bersama. Pada tanggal 21 Feb. 1979 CBE mengirim surat kepada BSC:

“Samma Bank: Damman We are pleased to advise you that it is [our] intention to enter into a sub-contract with your company, for the supply and delivery of the steel castings which form the roof nodes on this project…We understand that you are already in possession of a complete set of our node detail drawings and we request that you proceed immediately with the works pending the preparation and issuing to you of the official form of sub-contract”

Sebagai konsekuensi dari surat LoI tersebut BSC mulai mengerjakan pesanan tersebut. Pada tanggal 27Februari 1979 CBE mengirimkan telex kepada BSC mengenai daftar sambungan besi cor yang harus dikirim kepada CBE. Daftar tersebut menjadi semacam daftar pesanan pertama CBE terkait urutan pesanan dan fabrikasi sambungan besi cor. Hal ini menjadi masalah bagi BSC, namun demikian mereka terus melanjutkan pembuatan sambungan besi cor, sesuai dengan urutan awal yang mereka rencanakan.

CBE tidak mengirimkan ‘the official form of sub-contract’ kepada BSC sebagai tindak lanjut dari LoI yang mereka kirimkan begitu juga kedua belah Pihak belum menyepakati harga kontrak maupun tanggal atau jadwal pengiriman. Pada akhirnya CBE tidak membayar BSC atas barang yang telah mereka kirimkan.

BSC menagih sebesar GBP. 229,832.70 kepada CBE sebagai harga sambungan besi cor yang telah mereka buat dan kirimkan berdasarkan kontrak dan secara alternatif berdasarkan quantum meruit. CBE mengakui bahwa barang tersebut telah terjual dan terkirim kepada mereka dan mengakui sebagian dari kewajibannya. Pengakuan CBE ini disandingi dengan gugatan balik kepada BSC sebesar GBP. 867,735.68 atas dasar bahwa BSC telah melakukan pelanggaran kontrak dikarenakan keterlambatan pengiriman barang dan ketidaksesuaian urutan pengiriman.

BSC mengajukan keberatan atas gugatan balik CBE dan menganggap bahwa mereka berhak atas pembayaran berdasarkan quantum meruit dan menolak telah terjadi kontrak kerja antara mereka dengan CBE karenanya gugatan balik CBE menjadi tidak berdasar. CBE kemudian berargumentasi bahwa kesepakatan telah terjadi antara kedua belah Pihak dengan dikirimnya surat tertanggal 21 Februari dan telex yang mengatur urutan pengiriman barang dan ditindaklanjuti oleh BSC dengan terus memproduksi sambungan baja yang diminta.

Selanjutnya pengadilan memutuskan bahwa:-

  • Tidak terjadi kontrak atau kesepakatan antara kedua belah Pihak berdasarkan LoI yang dikeluarkan oleh CBE yang kemudian ditindaklanjuti oleh BSC.
  • BSC berhak untuk mendapatkan kompensasi berdasarkan quantum meruit.

Berikut adalah pertimbangan pengadilan atau hakim dalam pengambilan keputusan di atas yang selanjutnya dijadikan acuan hukum atas dasar doctrine of precedence atau jurisprudensi.

ROBERT GOFF J: [The] question whether in a case such as the present any contract has come into existence must depend on a true construction of the relevant communications which have passed between the parties, and the effect (if any) of their actions pursuant to those communications. There can be no hard and fast answer to the questions whether a letter of intent will give rise to a binding agreement; everything must depend on the circumstances of the particular case. In most cases where work is done pursuant to a request contained in a letter of intent, it will not matter whether a contract did or did not come into existence; because if the party who has acted on the request is simply claiming payment, his claim will usually be based upon a quantum meruit, and it will make no difference whether that claim is contractual or quasi-contractual. Of course, a quantum meruit claim (like the old actions for money had and received, and for money paid) straddles the boundaries of what we now call contract and restitution; so the mere framing of claim as a quantum meruit claim, or a claim for a reasonable sum, does not assist in classifying the claim as contractual or quasi-contractual. But where, as here, one party is seeking to claim damages for breach of contract, the question whwther any contract came into existence is of cruacial importance.

As a matter of analsis the contract (if any) which may come into existence following a letter of intent may take one of two forms – either there may be an ordinary executory contract, under which each party assumes reciprocal obligations to the other; or there may be what is sometimes called an ‘if’ contract, i.e. a contract under which A requests B to carry out a certain performance  and promises B that, if he does so, he will recieve a certain performance in return, usually remuneration for his performance. The latter transaction is really no more than a standing offer which, if acted upon before it lapses or is lawfully withdrawn, will result in a binding contract.

The former type of contract was held to exist by Judge Fay in Turiff Construction Ltd y. Regalia Knitting Mills Ltd (1971), and it is the type of contract for which (CBE) contended in the present case. Of course, as I have already said, everything must depend on the facts of the particular case; but certainly, on the facts of the present case – and, as I imagine, on the facts of most cases – this must be a very difficult submission to maintain. It is only necessary to look at the terms of CBE’s letter, the request to BSC to proceed immediately withthe work was stated

would never assume such liability under any contract which he entered into.

  that in every building contract the price is invariably an essential

Selanjutnya kasus utama lainnya yang menjadi dasar hukum terkait staus LoI dan implikasi bagi pihak yang menindaklanjutinya adalah Turriff Construction and Turriff Ltd. v. Regalia Knitting Mills Ltd. (1971).

Regalia mengundang Turriff untuk memasukan penawaran pembangunan pabrik baru di Corby berdasarkan skema Rancang dan Bangun. Lelang dituntaskan pada bulan Mei 1969. Pada rapat tanggal 2 Juni 1969 Regalia memberi tahukan kepada Turriff bahwa mereka ingin Turriff melaksanakan pekerjaan tersebut dengan target penyelesaian di tahun 1972. Turriff meminta untuk diberikan LoI untuk memberikan kepastian kepada mereka atas pekerjaan yang mereka kerjakan di awal.

Pada tanggal 17 Juni 1969, Regalia menulis surat kepada Turriff seperti di bawah ini:-

Setelah didapatkannya ijin pelaksanaan, Turriff mulai melanjutkan perencanaannya ke tahap pendetilan dan mulai bernegosiasi dengan Arsitek dari Pihak Regalia tentang bentuk kontrak yang akan digunakan. Karena berbagai alasan, pekerjaan di lapangan belum juga dapat berjalan sampai pada bulan Desember 1969 dan selanjutnya Turriff memasukan tagihan kepada Regalia sebesar GBP. 3,500 untuk jasa perencanaan yang mereka lakukan. Selanjutnya Turriff mengetahui bahwa proyek yang mereka rencanakan, dibatalkan. Pada 12 Februari 1970 Regalia menulis surat kepada Turriff yang menyatakan penolakan atas kewajiban mereka membayar, dikarenakan tidak adanya kontrak yang terjadi antara pihak Regalia dan Turriff. Hal itu tercantum ketika pihak Regalia secara hati-hati telah menuliskan di dalam LoI tanggal 17 Juni 1969 bahwa semua yang tercantum di dalam LoI “subject to agreement on an acceptable contract……”. Selanjutnya Turriff mengajukan gugatan pengadilan atas biaya pekerjaan yang mereka kerjakan sejak dari rapat yang dilakukan pada tanggal 2 Juni 1969.

      Selanjutnya pengadilan memutuskan bahwa:-

  • Regalia beratnggung jawab atas semua pekerjaan yang dikerjakan.
  • Pada rapat tanggal 2 Juni 1969 Tuffiff telah menawarkan untuk mengerjakan pekerjaan persiapan sepanjang Regalia bertanggung jawab dan telah mengindikasikan bahwa mereka telah menganggap LoI sebagai persetujuan atas penawarannya.
  • LoI yang dikirim pada tanggal 17 Juni 1969 bukanlah suatu dasar pelepasan tanggung jawab (negative liability). Ada implikasi kontraktual terkait tanggung jawab pembayaran dari LoI yang dikeluarkan.

Berikut adalah pertimbangan pengadilan atau hakim dalam pengambilan keputusan di atas yang selanjutnya dijadikan acuan hukum atas dasar doctrine of precedence atau jurisprudensi.

Quasi Contract didefinisikan sebagai suatu kumpulan situasi yang mana Penggugat (plaintiff) dapat menuntut Tergugat (defendant) atas sejumlah uang atau kompensasi meskipun tidak ada kontrak diantara para Pihak.

 Contoh kasus situasi yang termasuk dalam kategori quasi contract:-

  • Pembayaran yang dilakukan secara tidak sengaja atas suatu keperluan (kasus kelebihan pembayaran dalam suatu sertifikasi pembayaran).
  • Uang yang diterima oleh Tergugat untuk kepaentingan Penggugat (pembayaran kepada Nominated Sub-Contractor atau Nominated Supplier).

 Secara umum, kompensasi dari kasus quasi contract ini adalah dengan cara pembayaran atas dasar quantum meruit.